CONTENU DU SALON
* Espace d’Expositions
* Rendez-Vous d’Affaires (B2B, B2C)
* Débats Thématiques et Conférences
* Accueil de Missions Économiques
I – AMÉNAGEMENT DES STANDS
* Journées Pays
* Animations Économiques Et Culturelles
* Plateaux Télé
* Expositions Médiatiques
a) Les Exposants sont invités à aménager leurs stands ou à le faire par leur agence, du Lundi 12 au Vendredi 16 Février 2024; ne pas attendre le dernier moment pour agir.
Être prêt pour l’ouverture de PROMOTE est un respect que l’on doit aux Autorités, à ses voisins comme à ses visiteurs.
IMPORTANT: S’agissant des stands Hors Gabarit i.e ceux construits directement par l’Exposant, les travaux de mise en œuvre peuvent démarrer dès le Lundi 12 Février 2024. L’Exposant doit en faire formellement la demande auprès de la direction du site (M. Olivier ESSOMBA, 620 214 308, o.essomba@interprogress.org) en précisant le jour de début des travaux et communiquer, pour des raisons de sécurité, la liste exhaustive de tout le personnel concerné avec noms, prénoms et N°CNI de chaque personne inscrite sur la liste.
b) Cependant, la priorité pour chaque Exposant à PROMOTE 2024, afin d’être concerné par le point précédent a), est de s’assurer d’avoir :
• Renseigné, cacheté et signé le Contrat d’Exposition
• Renseigné le formulaire de présentation de l’entreprise en 400 signes en version papier ou numérique (lien salonpromote.org/account/fr/companies) pour l’insertion dans le Catalogue Officiel du Salon
• Envoyé son visuel pour les insertions dans nos publications et toute autre forme de visibilité
•Entièrement régularisé la facture des prestations souscrites
c) Renseigné, cacheté et signé le Contrat d’Exposition
d) Renseigné le formulaire de présentation de l’entreprise en 400 signes en version papier ou numérique (lien salonpromote.org/account/fr/companies ) pour l’insertion dans le Catalogue Officiel du Salon
e) Envoyé son visuel pour les insertions dans nos publications et toute autre forme de visibilité
f) Entièrement régularisé la facture des prestations souscrites
II-FORMALITÉS ADMINISTRATIVES
a) Toutes les formalités administratives se déroulent au Secrétariat de PROMOTE situé sur la partie basse du Palais des Congrès, au bout de l’Allée des Fontaines. Le Secrétariat de PROMOTE est ouvert tous les jours de 08h00 à 19h00 à compter du Lundi 12 Février 2024.
b) Chaque Exposant délègue une personne pour gérer les formalités administratives d’admission sur le site au Secrétariat de PROMOTE du Lundi 12 au Vendredi 16 Février 2024.
a) L’Exposant recevra, après vérification de la conformité de son dossier administratif et acquittement entier et complet des prestations souscrites :
Un Bon d’Entrée qui lui permet d’être conduit et d’accéder aux espaces souscrits
04 Badges d’identification de son personnel
Des bracelets d’accès au site
Un Guide du Visiteur
Des Offres Promotionnelles de nos Partenaires
Dix (10) sacs poubelles pour la durée de l’évènement ;
Un bon de sortie (délivré à partir du 25 Février)
Il importe de préciser que la personne à qui sera remis ce bon de sortie est le même ayant reçu le bon d’entrée.
A propos des badges : 1/- Ils sont tous nominatifs 2/- Les badges nominatifs souhaités sont commandés par l’Exposant au niveau du Secrétariat de PROMOTE et payés directement au prix de 2.00 FCFA. 3/- Les badges nominatifs commandés par les Exposants sont livrés 24 heures après leur commande. 4/- Toute personne portant un badge nominatif peut être sujette à un contrôle d’identité et de sécurité.
IMPORTANT: Les badges nominatifs ne donnent pas accès au site du Salon sans port préalable d’un bracelet de sécurité ou achat d’un ticket d’entrée.
A propos des Bracelets à accès multiples: Ils sont un élément clé de notre dispositif sécuritaire relativement à l’accès sur le site de l’évènement.
Ils sont dotés d’un dispositif uni-clip (ils se ferment une seule fois et ne s’enlèvent qu’à la fin du salon.) Tous vos auxiliaires/Commerciaux/personnels d’appui susceptibles d’effectuer des allées et venues doivent être dotés de bracelets pour éviter de payer un ticket à chaque passage aux caisses à l’entrée. Le nombre de bracelets à remettre à chaque exposant se fait selon la surface souscrite :
• 9m² à 18m² : 04 bracelets
• 20m² à 90m² : 08 bracelets
• 90m² et plus : 12 bracelets
Le Paiement des bracelets donnant accès multiple se fera au Secrétariat et aux caisses d’entrée pour un montant de 2.000 f cfa par bracelet.
III – VOLS ET ASSURANCES
Les Organisateurs sont couverts pour le risque Responsabilité Civile Organisateur et Dommages aux Biens les concernant. Chaque exposant assure lui-même ses biens appelés à être exposés à PROMOTE auprès de AXA Assurance à hauteur de 49 000
Francs CFA TTC. L’exposant qui n’aurait pas assuré ses biens à exposer est vivement encouragé à le faire par des assurances ad hoc. Les Organisateurs ont négocié des conditions favorables avec un assureur partenaire (fiches disponibles dès à présent auprès de notre secrétariat et le seront aussi sur le site auprès du secrétariat de PROMOTE. En aucun cas les organisateurs ne pourront être tenus pour responsables de vols et de dégâts dans le stand d’un exposant, de jour comme de nuit.
IV – SÉCURITÉ
La sécurité est assurée par une équipe de vigilance de jour et de nuit.
Tout exposant désireux d’assurer la sécurité de son stand par son propre agent de sécurité est prié de nous en faire la demande écrite, à laquelle il sera joint la copie de la pièce d’identité de l’agent de sécurité. L’agent de sécurité devra rester aux abords du stand dont il a la charge.
V – HEURES D’OUVERTURE DE PROMOTE 2024
a) Ravitaillement des Stands : Il a lieu tous les jours de 06 h 00 à 08 h 00.
1/- Le ravitaillement se fera exceptionnellement par véhicule motorisé pour les produits lourds ou tout autre matériel encombrant, à l’appréciation du service de sécurité de l’Organisateur appuyé par les Forces de Maintien de l’Ordre. Les voitures et camionnettes autorisées à pénétrer sur le site durant la période stricte du ravitaillement sont interdites de stationner et devront obligatoirement sortir du site, dès livraison des produits, sous peine de contravention par le service de sécurité.
b) Ouverture des Stands aux Visiteurs: Les Stands d’Exposition sont ouverts au public des Visiteurs de 09 h 00 à 20 h 00.
IMPORTANT: Dès l’ouverture du site aux Visiteurs, les véhicules ne sont plus autorisés à pénétrer sur le site à l’exception des seuls véhicules de service identifiés par l’Organisateur.
Un service d’accueil dédié est organisé au seuil de l’entrée du site pour les personnalités et autres VIP qui seront accompagnés à l’intérieur du Salon PROMOTE par le Service du Protocole de l’Organisateur.
1/ Les Chefs d’entreprises déposés à l’entrée du site par leur chauffeur doivent être annoncés, à l’avance, au Salon VIP de PROMOTE situé à l’entrée su site, par leurs proches collaborateurs, pour la mise en place du protocole d’accueil et leur accompagnement sur le site du Salon.
2/ S’agissant des personnalités gouvernementales ou institutionnelles venant présider une activité ou intervenir dans le programme général du Salon, les équipes avancées de sécurité procéderont en amont aux formalités d’admission sur le site.
La seule entrée autorisée est l’entrée principale (grand portail du Palais des Congrès, lieu-dit Carrefour Foire). Des navettes sont mises à la disposition des visiteurs pour leur acheminement vers les esplanades supérieures du Palais des Congrès.
VI – DISPOSITIONS PARTICULIÈRES
a) Utilisation des supports de communication: Les outils de communication se doivent d’être installés dans l’espace d’exposition réservé par l’exposant. Aucun support ne sera admis en dehors du stand d’exposition sans l’aval de l’Organisateur. Le service de vigilance de l’Organisateur veille à la bonne application de ce point.
b) Équipes mobiles: Le stationnement à l’entrée du site et devant le stand des autres exposants est proscrit. Le service de vigilance de l’Organisateur veille à la bonne application de ce point.
c) Nuisances sonores dans les stands: toute animation sonore est interdite sous peine de confiscation des équipements. Le service de vigilance de l’Organisateur veille à la bonne application de ce point.
NB : Les Organisateurs se réservent le droit de faire respecter ces dispositions à travers l’intervention de ses brigades mobiles de vigilance sur le site.
VII – SERVICES A DISPOSITION DES EXPOSANTS
a) Point d’Information: est un point de repère important pour les visiteurs du Salon qui fournit des informations sur le salon, les exposants, les conférences et les services. Il est le point de départ idéal pour obtenir les informations dont vous avez besoin pour profiter pleinement du salon.
b) Business center: conception et impression sur site de cartes de visites flyers et autres supports de communication
c) Guichet de Banque: changes de devises, dépôt et retrait d’argent
d) 5 points de Restauration: Sur le guide du visiteur, est spécifiée la localisation géographique des points de localisation. Les restaurants proposent divers menus d’origines variées.
e) 8 véhicules Navettes qui facilite la mobilité entre la partie haute et la partie basse pour exposants et visiteurs ;
f) Service de Nettoyage: qui est disponible pendant le salon.
g) Point santé : le plateau technique de l’armée constitué d’une ambulance médicalisée ouvert à tous, avec consultation gratuite ;
h) Service de pousse: le service de pousse propose un service de pousse qui transporte les produits lourds après la fermeture aux véhicules. Ce service sera disponible pendant tout le salon aux heures d’ouverture. Le prix de la course sont les suivants :
– Trajet de l’entrée vers la partie basse du palais des congrès, prix unique : 1000 FCFA
– Trajet de l’entrée vers la partie haute du salon, prix unique : 2000 F CFA à payer directement aux stationnements des pousses.
i) Guichet de Banque : Point offert par la Régionale Bank, le guichet de banque vous permet de faire vos diverses transactions bancaires ( dépôts, retraits, versement, etc.)
j) Police : la présence de la police sur le salon pour garantir la sécurité des visiteurs et des exposants. Ils seront présents pour prévenir les crimes et les incidents, pour intervenir en cas d’urgence, pour gérer l’utilisation abusive du parking.
k) Un parking gratuit et gardé sur le boulevard Jean Paul II.
l) Un service de vigilance pour combattre les occupations anarchiques des espaces sur le site d’exposition.
m) Un réseau de 6 d’écran pour vos communications promotionnelles
n) Les rencontres de Promote (b2b) et les apéros thématiques
Le Service des Rencontres de PROMOTE offre les services principaux ci – après :
Les Rendez-Vous d’Affaires
Organisés en partenariat avec l’Agence de Promotion des Investissements (API), par des professionnels sur la base de demandes exprimées, les rendez-vous sont de deux types:
– Les B2B qui facilitent l’amorce de partenariats stratégiques, commerciaux, financiers, technologiques et autres, essentiels à la croissance de l’entreprise.
– Les B2C qui permettent de rencontrer votre clientèle directe.
Les Apéros Thématiques
Cinq (05) rencontres thématiques ciblées faites de présentations et d’échanges sur l’actualité économique dans les filières porteuses de croissance en Afrique Centrale sont organisées dans PROMOTE 2024 et animées par des experts et des praticiens. Ces mini-conférences visent en priorité à encourager les échanges bilatéraux entre acteurs du même secteur d’activité, de secteurs connexes ou de secteurs complémentaires.
Visiteur professionnel
Venez rencontrer des représentants et leaders des secteurs qui vous intéressent pour vous aider à répondre à vos problématiques; Inscrivez-vous pour bénéficier de l’accueil et des services réservés aux professionnels à 50 000 FCFA par visiteur professionnel.
Vous aurez un badge VISITEUR PROFESSIONNEL ;
Vous pourrez avoir un point de chute au salon des rencontres avec connexion internet boisson chaude et eau minérale, selon la disponibilité de cet espace.
Vous bénéficierez de la préparation de RDV aux mêmes conditions que les exposants.
Vous pourrez participer à 3 apéros thématiques de votre choix.
Profitez de votre accès coupe-file
Les débats dans PROMOTE 2024
CHAQUE EXPOSANT peut organiser des débats, des conférences ou des rencontres dans les salles du bâtiment principal du Palais des Congrès qui disposent de sept (07) salles de capacités différentes allant de 100 à 1 500 places entièrement équipées (sonorisation, vidéo projection, interprétation simultanée jusqu’à quatre (4) langues.) louables à la journée ou à la demi-journée. Votre conférence est ajoutée au programme du salon largement diffusé et médiatisé et peu bénéficié d’une couverture média.
Pour toute information complémentaire, contactez le Secrétariat de PROMOTE 677 70 76 79
APPLICATION MOBILE PROMOTE OPTIMAL
L’application mobile développée par Blackhole media and Tech mettra à la disposition des utilisateurs Android et IOS, les fonctionnalités suivantes :
Programme général du salon et calendrier des activités des exposants
Plan d’exposition du salon et fonctionnalités de géolocalisation et de navigation dans le site (de votre position à l’emplacement du stand que vous voulez visiter)
Création d’un planning personnalisé de votre visite dans le salon (votre liste d’entreprise, votre liste d’activités ou d’évènement à prendre part, vos rendez-vous d’affaires, etc.)
PROMOTE après PROMOTE: l’application vous permet d’entamer ou de poursuivre les échanges avec les exposants et/ ou les professionnels de PROMOTE.
PROMOTE OPTIMAL est téléchargeable sur Playstore et sur Appstore
PLATEFORME DE PRÉSENTATION DES EXPOSANTS SUR LE SITE WEB DE PROMOTE
Cette plateforme vous donne l’opportunité inégalée de communiquer sur votre entreprise pendant deux ans jusqu’à la prochaine édition de PROMOTE. C’est une occasion de gagner en visibilité auprès des exposants et des non exposants. Saisir cette opportunité se fait en suivant les étapes ci-après:
a) Aller sur le site : https://salonpromote.org/account/fr/
b) Cliquer sur: Faire une réservation
c) Remplir les informations correspondantes sur la page qui s’affiche (Une adresse mail ne peut être utilisée qu’une seule fois pour la création d’un compte) et cliquer sur valider;
d) Un message apparaît vous signalant que vos informations de connexion sont disponibles dans vos mails et que vous pourrez les consulter plus tard. Cliquer sur Passer à l’enregistrement des informations de l’entreprise ;
e) Compléter toutes les informations relatives à votre entreprise et votre espace physique pour PROMOTE ;
f) Rentrer dans vos mails pour vos informations de connexion (Log in, mot de passe et code de vérification). Ne pas mettre les espaces.
En cas de difficulté écrivez à info@salonpromote.org ou contactez le numéro suivant :
690 09 47 80 (Nzuko Ralph)
Pour toutes informations écrivez à info@salonpromote.org / info@ OU contactez le numéro : 699 73 32 24 ( William TALEHC)